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書類仕事が多い職場で、効率よく仕事するために用意すべき2つのカゴを紹介します。
個人的には、1日も早くペーパーレスな職場になって欲しいのですが、我が職場では、まだまだ紙至上主義が続きそうです。そのため、デスクの上には、山のように書類が積み上がっていきます。
その山のような書類の中から、手を付けるべきものなのか、さらっとスルーしていいものなのか、先方からの返事待ちのものなのか、などを判別して管理するのは非常に面倒です。
そこで、2つのカゴが登場します。カゴ自体は、100円均一などで売っているA4サイズの書類が入るもので大丈夫。
このカゴを、タスク管理手法として使われるinboxの考えに則って使えば、書類の整理が非常に楽になります。なので、仕事の効率が上がること間違いなし。
では早速、書類仕事が多い職場で、効率よく仕事するために用意すべき2つのカゴについてお伝えしますね。
用意すべき2つのカゴと使い方
用意するべき2つのカゴは、両方ともA4サイズの普通のものでオッケーです。ただ我が職場では、A4の書類を決裁版に挟むのが風習となっておりますので、カゴの大きさは決裁版が入るものを選びました。
ちなみに、100円ショップのダイソーで購入したものです。リアル店舗で購入することで、店舗で販売されている決裁版を入れてカゴの大きさを確かめられるのでオススメです。
すべてを入れるinbox
カゴの使い方は、重ねて使います。
まず上のカゴには、inboxとしての役割を担ってもらいます。ここには、すべての紙・書類を入れます。
同僚からの書類も、職場に回っている回覧も、いったん全部ここのカゴの中に入ります。
そして、このカゴの中のものを、次の2種類に分類します。
- 2分以内に処理できるもの
- 処理に2分以上かかるもの
このうち、「2分以内に処理できるもの」は、今すぐに取り掛かります。例えば、回覧などはすぐに処理をして次の人に回してしまいましょう。覚えておく必要がある書類は、すぐにファイルなどへ綴っておきましょう。
そして、「処理に2分以上かかるもの」は、次の「ToDobox」へ入れて、処理をしていきます。
やるべきことを入れるToDobox
inboxのカゴの下にあるToDoboxに入れるものは、処理するのに2分以上かかるものです。
- 書類を整える必要があるもの
- 誰かからの連絡待ちのもの
- いつかやる必要があるけど、まだその時ではないもの
などが一般的かと思います。
なので仕事は、基本的にToDoboxの中から順番に進めていきます。
時が経てば捨てるゾーン
また、カゴの下に「時が経てば捨てるゾーン」を作るのもアリかと思います。
「まだ捨ててはいけないけど、いつか要らなくなる書類」って、存在しますよね。それらを一時保管するためのゾーンです。
ただ注意点としては、時が経てば捨てるゾーンは、定期的に整理整頓する必要があります。ほかっておいたら、どんどん書類が溜まっていくだけですからね。
「紙」至上主義でも効率よく仕事をしよう
個人的には、一刻も早くペーパーレスな職場になってもらいたいのですが、我が職場はまだまだ紙至上主義が続く気がしてなりません。
本当なら、紙至上主義の風習を変えることに注力したいのですが、抵抗勢力が強過ぎるので難しいのが現実の話。
そのため仕方なく、いかにして書類を効率よく処理することができるかも考えた末に実践しているのが、2つのカゴを使う方法です。
これをやることで、カゴを置く分だけデスクは狭くなってしまいますが、処理するものを判断する手間は無くなりました。結果的に、仕事の効率は上がっていることを感じます。
なので、あなたも書類仕事によってデスクが大変なことになっているのでしたら、2つのカゴを用意することがオススメです。
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