【要約まとめ】全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 byデビッド・アレン氏〜GTDの基本である5つのステップを紹介

デビッド・アレン(David Allen)氏著、田口 元さん監訳「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」の要約を紹介します。

本書は、「やることが多い」が口癖になっている人に、オススメです。GTDを実践することができれば、最初のステップである「把握する」だけでも実践すれば、間違いなくあなたの「やることが多い」という口癖を減らすことができますよ。

そもそもGTDとは、Getting Things Doneという意味の、タスク管理手法のことを言います。実践するための基本ステップは、たったの5つしかありませんが、とにかく強力です。一度身につけてしまえば、一生涯使えるタスク管理手法です。

僕自身、あれもこれもやらなくちゃいけないとテンパり始めた時には、必ずGTDの考えに立ち戻って、タスクを整理するようにしています。そうすると、頭の中が整理されて、文字通りストレスフリーになることができるのです。

では早速、デビッド・アレン氏著「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」についてお伝えしますね。

「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」概要・目次

本書はタイトル通り、ストレスフリーの整理術を身に付けたい人に必読です。GTD(Getting Things Done)というタスク管理手法を実践することができれば、間違いなく日々の生活に変化が現れるはずです。

多くの現代人は、「やることが多い」が口癖になっています。きっとあなたも感じているところでしょうし、僕も、やることが多くて手が回らないと困っているところです。しかし、いくら嘆けば嘆くだけ、タスクは増える一方、混沌とする一方です。

そこで、今やるべきタスクを洗い出し、確実にタスクを消化していくための方法である、GTDが有効なのです。GTDは、実践するにはやや難しさを感じるかもしれませんが、考え方自体は非常にシンプルです。

やるべきタスクを「把握」し、これからどうするかを「見極める」。それらを「整理」し、状況を「更新する」。そして、実行するタスクを「選択する」。

このような流れでタスク管理を行うことができれば、「やることが多い」という口癖を減らすことは可能です。実際に、僕は、タスクに振り回されそうになった時は、必ずGTDの考え方に立ち戻ります。そしてまず、やるべきタスクを「把握する」ために、すべてのタスクを書き出します。

すごく簡単な書き出すということだけでも、頭の中がスッキリするから不思議です。やってみると分かりますが、本当にタスクを抱え込んでいるストレスから解放してくれる効果がありますよ。

ではこの記事では、GTDを実験するための5つのステップを紹介していきますね。

<全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術>

第1部 GTDの基本
第1章 仕事は変わった。さて、あなたの仕事のやり方は?
第2章 生活をコントロールする
第3章 創造的にプロジェクトを進めるために
第2部 ストレスフリー環境で高い生産性を発揮しよう
第4章 さあ、始めよう
第5章 把握する
第6章 見極める
第7章 整理する
第8章 更新する
第9章 選択する
第10章 プロジェクトを管理する
第3部 基本原則のパワーを体感しよう
第11章 「把握する」習慣を身につけると何が変わるか
第12章 次にとるべき行動を決めると何が変わるか
第13章 望んでいる結果に目を向けると何が変わるか
第14章 GTDと認知科学
第15章 GTDマスターへの道

GTDを実践する5つのステップ

把握する

「把握する」とは、仕事のやるべきことや日常の気になることなどを、すべて完全に把握することを意味しています。まずは、ストレスになっている原因を洗い出さねばならないですよね。

ポイントとなるのは、「すべて」洗い出すことです。これは些細なことまでもしっかりと把握しなければ、あなたは完全にストレスから解放されることは難しいでしょう。

やり方はすごくシンプルで、頭の中にあるタスクを、すべて書き出してみるだけです。ノートなどのアナログツールでもいいですし、EVERNOTEなどのデジタルツールでも大丈夫です。

そして、それら書き出したタスクを、インボックスと呼ばれる集積場に集めるのです。アナログツールを使っているなら書類整理箱、EVENOTEなどデジタルツールを使っているならフォルダを作るイメージです。

見極める

次は、「把握する」によって、洗い出されたタスクを「見極める」ステップです。まずは、インボックスにあるタスクを見てみて、「行動する必要があるか?」という基準でチェックします。

そして、行動する必要がないと判断したものについては、次の基準で分類し、インボックスから別の場所へ移動させます。

  1. 現時点では無価値で、もう必要のないもの(ゴミ)。
  2. 今やる必要はないが、いつか行動する必要が出てくるかもしれないもの(いつかやる/多分やる)。
  3. あとで必要になるかもしれない情報(資料)

また、行動する必要があるタスクは、次の3つに分類して、どんどん実行していきましょう。

  1. 今すぐやる-2分以内にできることならば、ただちに実行する。
  2. 誰かに任せる-2分以上かかることは、自分がやるほうがよいか考えてみる。答えがノーなら、ほかの人や部署に回す。
  3. あとでやる-2分以上かかり、自分がやるべきことなら、「次にとるべき行動」リストに加え、適切なタイミングで見直せるようにする。

整理する

見極めが終わったタスクは、「整理する」必要があります。GTDでは、インボックスから移す先の場所は、8つほど例示されています。

行動する必要がないもの

  • ゴミ箱
  • いつかやる/多分やるリスト
  • 資料

行動する必要があるもの

  • プロジェクトリスト
  • プロジェクトの参考情報
  • カレンダー
  • 次にとるべき行動リスト
  • 連絡待ちリスト

ここの整理の仕方が、上手に整理するキモになってきます。正解はありませんので、いろんな分類方法や整理方法を試してみてください。

更新する

分類を終えたら、それで完了する訳ではありません。定期的に「更新する」必要があります。本書では、週次レビューを行って、情報を更新したり、リストを整理したりするのがオススメされています。

選択する

今までやってきたことは、すべて「選択する」ための準備です。何を選択するのかというと、行動を、です。

ここまで整理してきたら、「やることが多い」と嘆いていたときと比べて、タスクが明確になったはずです。それはつまり、目の前にあるタスクの中から、最善のタスクを選択できるようになったということです。

人間の脳は、選択することが非常に苦手です。それによって、ストレスを抱え込んでしまうのです。しかし、ここまでGTDを実践してこれば、選択が容易になっていますので、すごく楽になっているはず。

自分で整理したタスクたちを眺めてみてください。なんとなく、楽に行動できるようになった気がしませんか?

まず「把握する」ことから始めよう

GTDを実践するためには、5つのステップが用意されています。一見すると簡単なようですが、いざ実践してみると、難しさを感じてしまうかもしれません。そんな時にオススメなのは、「把握する」だけでもやってみることです。

「把握する」では、頭の中にあることをすべて、頭の外に出す行動です。スマホのメモ帳を使ったり、付箋を使ったり、とにかく頭の中にあることも吐き出すだけです。

「たったこれだけで効果あるの?」と思うかもしれませんが、すごい効果があるのでやってみてください。頭の中がスッキリして、あなたのストレスが軽減されること間違いなしです。

職場でも自宅でも使えるタスク管理手法なので、実践してみてくださいね。本当にオススメですよ。

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この記事を書いた人

ぞの

こんにちは、"ぞの(@z02n05)"です。会社員をしながら、ブログ執筆やPoints of Youコーチングなどの活動をしています。当サイトでは、「人生ネタだらけ」をモットーに、リアルな体験談を記事にしています。仕事が忙しい方や人間関係に悩む方に、よく読んでいただいてます。