仕事でGTD「把握する」を実践する超簡単な方法と効果について

ノートを手にしているサラリーマン

仕事でGTD「把握する」を実践する超簡単な方法と効果について紹介します。

この4月から人事異動のため、まったく新しい仕事をするようになりました。そしたらなんと、今までの比にならないくらいの仕事量で、心も体も疲労困憊状態になってしまいました。

「仕事は楽しいかね?」と聞かれたら即座に「ノー!」と言ってしまいますし、このままでは潰れてしまうのが目に見えていました。そこで僕は、仕事を楽しめるようになるために、GTD(Getting Things Done)というタスク管理手法を、仕事でも実践し始めました。

GTD自体は、プライベートでは実践してきましたが、本業で取り入れるのは初めて。というのも、本業の職場は、セキュリティ対策が厳しくて、大好きなデジタルツールを使うことができないので、GTDを実践する気が起こらなかったのです。

しかし、好き嫌いを言っていられないほどに仕事が忙しくて、本気でどうにかしたいと思い始めたので、すごく簡単な方法でGTDを実験し始めました。すると、途端に仕事に対する気持ちが軽くなりました。頭の中で「やることが多い」とゴチャゴチャ言っていた独り言が、途端に止んだのです。

ホワイトカラーの方であるなら実践することができるはずなので、仕事にお困りでしたらチャレンジしてみてくださいね。

GTD(Getting Things Done)とは何か

GTDとは、デビッド・アレン(David Allen)氏が考案したタスク管理手法です。日本では、「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」という書籍に、GTDのすべてが記されています。

GTDを実践することで、「やることが多い」という口癖を減らすことができます。仕事やプライペートで抱えている大量のタスクを、GTDの考えにならって整理することで、今やるべきことが明確になるのです。

簡単にいうと、次のとおり。やるべきタスクを「把握」し、これからどうするかを「見極める」。それらを「整理」し、状況を「更新する」。そして、実行するタスクを「選択する」。全部で、5つのステップを踏むことで、GTDを実践することができます。

しかし、ここまでやろうと思うと、仕組みを作る必要がありますので、少し大変です。特に僕の場合は、職場で実践しようとすると、セキュリティが厳しいので、どうしてもアナログツールを使わざるを得ません。デジタルツールが大好きな僕にとっては、かなり苦痛なこと。

それでも、仕事が忙しすぎて好き嫌い言っていられなくなってきたので、重い腰を上げてGTDを実践し始めました。とは言っても、第一歩目である「把握する」ことだけです。

では早速、僕がやっていることを紹介しますね。

GTD「把握する」を実践する超簡単な方法

やらなければいけない仕事を書き出す

まず最初にやることは、すべての仕事を書き出すということです。すべてというのは、本当にすべてです。思いつく限り、すべてを書き出しましょう。

ノートでも付箋でもエクセルでもなんでもいいので、とにかくすべてを書き出すことが大事です。それも、可能な限り、細かくしてくださいね。〇〇さんにメールするとか、△△へ行くとか、どんどん書き出しましょう。

これをやるだけでも、あなたの頭の中はスッキリすること間違いなしです。

ちなみに僕の場合、人事異動でこれからどんな仕事があるか分からないのですが、可能な限り書き出しました。ちなみにツールは、ただのノートです。

今日やることを決める

次に、書き出したものの中から、今日やるタスクを見つけましょう。どれからやるのが良い気がしますか?

そして、今日やることにしたタスクを、手帳に書き出します。

優先順位をつけて実行する

最後に、今日やることに決めたタスクの中で、優先順位を決めて実行したら完璧です。たったこれだけ?と思うかもしれませんが、いつも頭の中だけで仕事をしていた人にとっては、間違いなく画期的な方法です。ストレスから解放される体験ができますので、実践してみてくださいね。

ちなみに、今日やることを手帳に書いている理由は、記録に残しておくためです。今年やったタスクは、きっと来年もやることになるでしょう。その参考にするために、手帳を書いておくのです。

GTD「把握する」を実践した効果

GTDの「把握する」を実践すると言っても、僕がやっているのは、①すべての仕事を書き出すこと、②今日やることを決めること、③優先順位をつけて実行すること、だけです。

たったこれだけのことですが、頭の中だけで仕事をしていた時と比べると、格段に仕事が楽になります。タスクを見える化することで、冷静に仕事について考えられる自分がいるのが不思議です。

あれだけゴチャゴチャと「やることが多い」と嘆いていたのが、嘘のようになくなります。「よし、これをやろう」と選択することができるようになるのです。

嘘のようかもしれませんが、本当に楽に仕事ができるようになるので、ぜひ試してみてください。すべての仕事を書き出して、今日やることを決める。そして、優先順位をつけて実行するだけですからね。

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この記事を書いた人

ぞの

こんにちは、"ぞの(@z02n05)"です。会社員をしながら、ブログ執筆やPoints of Youコーチングなどの活動をしています。当サイトでは、「人生ネタだらけ」をモットーに、リアルな体験談を記事にしています。仕事が忙しい方や人間関係に悩む方に、よく読んでいただいてます。