多過ぎる書類作成ミスを減らすために始めた2つの習慣

上司のチェック

書類作成ミスを減らすために始めた2つの習慣を紹介します。

書類を作ればほぼ間違いなく上司から手直しが入る人に、ぜひ試してもらいたい習慣です。僕は、誰よりも書類を作るのが苦手で、とんでもない量の指摘を受けてきたのですが、この習慣を始めてから書類作成ミスを激減させることができました。

ポイントは、同じミスを繰り返さないこと。どれだけ注意しても、見直しをしても、ミスを0にすることはできないと思いますが、10を3にすることは可能です。

仕事ができないヤツ認定されたくない人は、これから紹介する習慣を始めてみてくださいね。

ミスは仕方ないけど、同じミスを繰り返さないのが大事

完璧に書類を作ったつもりなのに、別の人にチェックしてもらったら、大量のミスが見つかるなんてことありませんか?僕は、書類作成が苦手すぎて、チェックしてもらう人に呆れられるほどでした。

しかし、書類を作成しているこちらとしては、ワザとミスをしている訳ではありませんよね。慎重に注意して、見直しているにも関わらず、、、ですよね。

ただ、何度も何度もミスを繰り返していたら、そのうち職場内で「アイツは仕事ができないヤツ」という認定を受けてしまいます。そうなってしまうと、周りの態度も変わってしまいそうで悲しいですし、うまくできない自分に対して悔しい気持ちになってしまいます。

そこで、絶対に仕事ができないヤツ認定されたくない僕は、いかにして書類作成ミスを無くせるのかを考えました。

見つけたポイントは、同じミスを繰り返さないこと。

人間なので、ミスしてしまうことは仕方ないことではあります。なので、完璧を目指すことは諦めました。

ただし、仕事ができないヤツ認定されないためには、同じ失敗を繰り返さないことが大事だと気が付いたのです。「前も指摘したやん」「これで何度目?」なんてことを、上司から言われないようにすれば、仕事ができないヤツだとは思われないはずです。

これを実現するために始めたのが、紹介する2つの習慣です。

書類作成ミスを減らすための習慣

書類のチェックリスト

ミスしたことをすべて記録する

一つ目の習慣は、ミスしたことをすべて記録するということです。僕は、Excelに、指摘を受けたことをすべて記録しています。そしてこの記録を、自分だけの書類作成チェックリストに育てるのです。

なのでExcelには、指摘を受ける度に、こんな具合で記録をするようにしています。

  • 記載した住所は正しいか?
  • 名前に誤字はないか?
  • フォントは統一されているか?
  • 金額に誤りはないか?
  • コンマを入れ忘れていないか?

正直に言って、かなりめんどくさいですが、同じミスを繰り返さないためには必須な習慣です。作り始めたばかりの頃は、大変かもしれませんが、だんだんとミスが減ってくるはずですので、チェックリストを更新する手間は無くなってきますよ。

作成した書類をチェックリストと照らし合わせる

二つ目の習慣は、作成した書類をチェックリストと照らし合わせることです。せっかくチェックリストを作ったので、使わないと意味がありません。なので必ず、書類を作成したらチェックリストと照らし合わせましょう。

ただ、僕はそうだったのですが、書類とチェックリストを照らし合わせることを習慣にすることが、非常に難しかったです。なぜか書類を作ると、「自分なら間違えているはずがない」という境地になって、チェックを仰いでしまっていたのです。

当然ですが、チェックリストと照らし合わせていないので、大量のミスを指摘されます。なので、書類作成に関しては、自分のことを信頼さずに、しっかりとチェックリストと照らし合わせるように習慣化しました。

この習慣を身に付けてからは、ミスを0にすることはできませんでしたが、10あったミスが3くらいに、削減することができました。

仕事ができないヤツ認定されないようにしよう

仕事ができないヤツ認定されてしまう原因は、同じミスを繰り返してしまうこと。もし、あなたにも部下ができたとき、同じ失敗を繰り返されたら嫌な気持ちになりますよね。

今のあなたは上司にとって、同じ失敗を繰り返すヤツだと思われているので、これからは、「ミスしたことをすべて記録する」「作成した書類をチェックリストと照らし合わせる」を習慣にして、ミスを劇的に減らしましょう。

きっと、自分も楽しく仕事ができるようになるはずですよ。

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この記事を書いた人

ぞの

こんにちは、"ぞの(@z02n05)"です。会社員をしながら、ブログ執筆やPoints of Youコーチングなどの活動をしています。当サイトでは、「人生ネタだらけ」をモットーに、リアルな体験談を記事にしています。仕事が忙しい方や人間関係に悩む方に、よく読んでいただいてます。